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环境与能源工程学院学生会档案管理制度

为了真实,详细,完整的反映环能学院学生会开展的各项活动,明晰学生会人员组织变动,回顾总结学生会工作,特制定以下管理制度。

一、环能学院学生会办公室负责本院学生会档案管理工作。所有档案先按照部门分类,后按类别存档。未经有关部门同意,任何人不得擅自改动档案,否则一经查实,报主席团严肃处理。

二、环能学院办公室档案管理人员负责本院学生会档案的收集、整理、保管和开发工作。 直接由管理员负责归档,管理员不在场时由值班人员代为保管,并在值班纪录中详细填写时间、份数、经受人、档案来源等,已被专人整理归档。管理员归档时,应详细填写《学生会档案管理(存档登记)明细表 》.

三、未经主席团和办公室同意,任何人不得私自调档,调档时必须持有主席团成员或办公室主任的签字证明,档案人员在场做详细记录,并在备注栏中署名调档人员姓名、调档员以及时间。

四、环能学院学生会人事档案包括学生会成员人事免任、奖惩等情况。(此外,办公室要保存一份学生会全体成员的生日表,在每个同学生日那天代表学生会送上一份祝福,以体现大家庭的温暖。)

五、环能学院学生会工作计划及活动策划方案包括:每学期伊始,各部门向学生会主席团递交书面工作计划各部门举办大型活动之前,做出可行的报告各项活动后,由活动负责人上交活动总结,总结内容包括明确的活动时间、地点、过程、结果及取得的经验教训,详尽的财务报表,并另附活动的负责人或主持人及参与人的具体名单。(活动总结应在活动结束一周内交与主席团审查,由办公室整理存档)

六、环能学院学生会办公室负责保管其他各类需要上传下达的文件、会议记录、工作总结、工作记录、报刊文献及学生会集体荣获的奖品纪念品

七、环能学院学生会办公室同时保管全院学生的奖惩纪录,并配合主席团进行监督

八、档案一旦遗失,管理人员应立即上报有关部门并及时补档。管理人员值班时间内不得离开。管理人员不得私自翻看档案。档案管理人员必须定期整理核查档案。

九、各类档案是主席团对各部门工作表现作综合评价的重要依据,也是对学生干部考核和评优的依据,因此办公室应妥善报管,及时备份重要文件。各部门借阅文件后,应保持文件的完整,清洁,不得乱写乱画。

十、本档案管理制度同学生会章程一起公布生效。